Un cahier des charges GED est un document de cadrage qui décrit les exigences fonctionnelles, techniques et organisationnelles d’un projet de gestion électronique des documents. Sa rédaction conditionne le choix du logiciel, la qualité du déploiement et l’adhésion des équipes. Sans ce socle, les écarts entre le besoin réel et la solution livrée se multiplient dès les premières semaines d’utilisation.
Cartographie des flux documentaires avant le cahier des charges GED
Rédiger un cahier des charges sans avoir cartographié les flux documentaires revient à spécifier un outil pour un usage que personne n’a formalisé. La première étape consiste à recenser chaque type de document produit, reçu ou archivé par l’organisation : factures fournisseurs, bons de commande, contrats, courriers entrants, notes internes.
Pour chaque document, trois informations doivent être collectées : qui le crée ou le reçoit, quel circuit de validation il suit, et où il est stocké aujourd’hui (serveur partagé, messagerie, classeur papier). Cette collecte se fait par entretiens métier, pas par questionnaire générique.
La cartographie révèle les doublons et les ruptures de traçabilité. Il est fréquent de découvrir qu’un même document existe en plusieurs versions sur des supports différents, sans qu’aucune ne fasse référence. Ce constat alimente directement la section « état des lieux » du cahier des charges et justifie les fonctionnalités demandées.
Fonctionnalités à spécifier dans un cahier des charges GED
Une fois les flux identifiés, le cahier des charges doit traduire les besoins en fonctionnalités concrètes. La tentation est de lister toutes les options disponibles sur le marché. C’est contre-productif : un cahier des charges surchargé rend la comparaison des offres illisible et rallonge les délais de sélection.
Mieux vaut hiérarchiser les fonctionnalités en trois niveaux : obligatoires, souhaitées et optionnelles. Voici les fonctionnalités qui reviennent dans la majorité des projets :
- Capture et indexation automatique des documents (reconnaissance de métadonnées, classement par type ou par service)
- Recherche plein texte avec filtres combinés (date, auteur, catégorie, mots-clés contenus dans le document)
- Gestion des versions et des cycles de vie (création, validation, diffusion, archivage, destruction programmée)
- Workflows de validation paramétrables selon les circuits métier identifiés lors de la cartographie
Chaque fonctionnalité listée doit être rattachée à un besoin métier documenté. Un workflow de validation n’a de sens que si un circuit d’approbation existe déjà ou doit être créé. Cette traçabilité besoin-fonctionnalité permet aux éditeurs de répondre précisément, et au comité de sélection de comparer les offres sur des critères objectifs.
Pour approfondir la structuration de ce document, il est utile de rédiger un cahier des charges GED en suivant une méthodologie éprouvée qui couvre chaque étape, de l’analyse à la mise en production.
Sécurité et conformité RGPD dans le projet GED
Un cahier des charges qui ne traite pas la sécurité des données produit un angle mort contractuel. Le volet sécurité couvre deux dimensions distinctes : la protection technique des documents et la conformité réglementaire.
Le contrôle d’accès basé sur les rôles constitue le socle technique. Chaque utilisateur accède uniquement aux documents liés à son périmètre métier. Les droits se définissent par profil (lecture seule, modification, suppression) et par périmètre (service, projet, type de document).
Le chiffrement des documents au repos et en transit protège contre les interceptions. La journalisation des accès (qui a ouvert, modifié ou téléchargé un document, et quand) assure la traçabilité exigée par le RGPD. Ces exigences doivent figurer noir sur blanc dans le cahier des charges, avec les niveaux de conformité attendus.
Le cahier des charges doit préciser la durée de conservation par type de document. Les factures, les contrats de travail et les documents comptables n’obéissent pas aux mêmes obligations légales. Formaliser ces durées dans le cahier des charges évite de reporter cette question à la phase de paramétrage, où elle génère systématiquement des retards.
Critères de choix du logiciel GED et grille de notation
Le cahier des charges sert de référentiel pour évaluer les solutions candidates. Sans grille de notation structurée, la décision repose sur des démonstrations commerciales et des impressions subjectives.
Une grille efficace attribue un poids à chaque critère en fonction des priorités identifiées lors de la cartographie. Les critères se regroupent en catégories :
- Couverture fonctionnelle : pourcentage de fonctionnalités obligatoires couvertes nativement, sans développement spécifique
- Intégration technique : compatibilité avec le système d’information existant (ERP, messagerie, outils métier)
- Ergonomie et adoption : simplicité de l’interface, temps de formation estimé, accessibilité mobile
- Modèle économique : coût de licence ou d’abonnement, coût de mise en œuvre, coût de maintenance annuelle
- Capacité d’évolution : roadmap de l’éditeur, ouverture des API, possibilité d’ajouter des modules
Chaque éditeur reçoit la même grille avec le cahier des charges. Les réponses sont comparées critère par critère. Un éditeur qui coche toutes les cases mais dont l’intégration technique nécessite un développement lourd coûtera plus cher qu’un éditeur couvrant moins de fonctionnalités mais s’intégrant nativement.
Déploiement et indicateurs de suivi du projet GED
Le cahier des charges ne s’arrête pas à la sélection du logiciel. Il doit inclure les conditions de déploiement et les indicateurs qui permettront de mesurer la réussite du projet.
Le déploiement progressif, service par service, réduit les risques par rapport à une bascule globale. Former les utilisateurs avant la mise en production limite la résistance au changement et accélère l’adoption. Le cahier des charges précise le périmètre du pilote (quel service, quels documents, quelle durée) et les conditions de passage à l’échelle.
Les indicateurs de suivi portent sur des mesures concrètes : temps moyen de recherche d’un document avant et après déploiement, taux de documents classés conformément au plan de classement, nombre de versions obsolètes supprimées. Ces indicateurs figurent dans le cahier des charges pour engager l’éditeur sur des résultats mesurables, pas sur des promesses fonctionnelles.
Le retour d’expérience des premiers utilisateurs alimente un cycle d’amélioration. Les ajustements de paramétrage, les ajouts de métadonnées ou les modifications de workflows sont documentés et intégrés au cahier des charges mis à jour, qui devient alors le référentiel vivant du projet GED sur la durée.
